HIstórias de Sucesso
Como a agência Gana conquistou mais tempo e faturamento com processos estruturados e uma equipe preparada
Gerir uma agência digital não é tarefa fácil. E quando o desafio é crescer sem sobrecarregar a equipe, a pressão é ainda maior. Larissa Rosa e Caroline Schaefer, fundadoras da Gana – Gestão de Marcas, estavam exatamente nesse dilema: como expandir sem perder a qualidade, sem estar em cada detalhe e sem sacrificar o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional?
Antes de se juntarem à Mentoria Mestre, as duas estavam imersas nas tarefas diárias da agência, sentindo que o crescimento da Gana estava preso em um ciclo constante de trabalho excessivo e decisões urgentes. Elas não conseguiam sair da rotina operacional para pensar estrategicamente e fazer a agência crescer de maneira sustentável.
Mas o apoio da mentoria fez toda a diferença. Com as orientações certas, Larissa e Caroline não mudaram apenas a operação da agência, mas também a forma como lidavam com o trabalho e a vida pessoal. A organização e a delegação de responsabilidades mudaram a realidade de ambas, permitindo que expandissem o faturamento e, mais importante, retomassem o controle de seu tempo e da sua qualidade de vida.
O Desafio: sobrecarga operacional e crescimento limitado
Antes de ingressarem na Mentoria Mestre, Larissa e Caroline estavam sobrecarregadas com a operação da agência, o que prejudicava o foco no crescimento estratégico. Elas enfrentavam:
- Dependência excessiva das fundadoras A agência dependia delas para quase todas as operações. Isso não só as sobrecarregava, mas também impedia que elas se concentrassem em aspectos mais estratégicos, como aumentar a visibilidade da marca ou melhorar a experiência com os clientes. Além disso, afetava diretamente a qualidade de vida pessoal, com muito pouco tempo para lazer ou descanso.
- Gestão desorganizada e sem processos claros A equipe estava comprometida, mas sem a capacitação e os processos necessários para agir de forma mais autônoma. Como resultado, as fundadoras se viam constantemente tomando decisões operacionais, o que impedia que a operação funcionasse de forma mais fluida e eficiente.
- Precificação imprecisa Os preços dos serviços eram definidos de maneira empírica, com base no “achismo”, sem considerar fatores como custos reais de produção ou tempo investido em cada projeto. Isso gerava incertezas sobre a rentabilidade e a escalabilidade da agência.
A falta de um processo comercial estruturado, somada à escassez de novos contratos, fez com que a agência ficasse estagnada por alguns meses. Embora o faturamento fosse estável, o crescimento era limitado e não havia como escalar a operação sem ampliar a equipe ou melhorar a organização.
A transformação com a Mentoria Mestre
Ao ingressar na Mentoria Mestre, Larissa e Caroline começaram a implementar mudanças práticas que transformaram a agência. Entre as ações que trouxeram os maiores resultados, destacam-se:
Mapeamento e otimização de processos: A mentoria ajudou a Gana a mapear suas operações e otimizar os processos internos. Com isso, a equipe passou a atuar de forma mais independente, aumentando a produtividade e permitindo que as fundadoras se concentrassem em áreas mais estratégicas.
Planilhas de precificação e capacidade de produção: A introdução de planilhas de precificação baseadas em dados reais e o mapeamento da capacidade de produção permitiram calcular o custo real de cada serviço e otimizar a carga de trabalho da equipe. Isso não só melhorou as margens de lucro, mas também proporcionou mais confiança nas decisões financeiras da agência.
Delegação estratégica: Larissa e Caroline começaram a delegar tarefas operacionais para freelancers e novos colaboradores. Isso trouxe um alívio significativo, permitindo que elas se concentrassem em expandir a agência e em melhorar a prospecção de novos clientes. Os processos mais eficientes e a delegação inteligente garantiram que as sócias tivessem mais tranquilidade no trabalho e maior qualidade de vida. O estresse diário diminuiu, e elas passaram a sentir que poderiam tirar um tempo para si sem que a operação da agência fosse comprometida.
Adoção de OKRs: A implementação de OKRs (Objetivos e Resultados-Chave) alinhou a equipe em torno de metas claras, trazendo foco e direção. Cada membro da equipe sabia exatamente o que era esperado, e a colaboração entre todos se fortaleceu.
Experiência com clientes: durante o período da Mentoria, a Gana passou por um reposicionamento com a inclusão de novos serviços com foco em ser mais estratégico. Elas saíram do formato de pacotes fixos de posts para soluções mais personalizadas, com contratos maiores e mais possibilidades de crescimento com os clientes.
Ainda sobre experiência, a utilização de uma ferramenta de relatório garantiu que elas conseguissem mais transparência e direcionamento para as reuniões com os clientes, melhorando as apresentações de resultados e permitindo uma abordagem baseada em dados.
Salário de dona: As mudanças estratégicas apoiadas pela Mentoria não só ajudaram a Gana a crescer, mas também permitiram que Larissa e Caroline aumentassem o seu salário de dona. Essa conquista pessoal foi um reflexo direto do esforço delas em estruturar a agência e aumentar sua rentabilidade. O aumento no salário não só proporcionou uma sensação de reconhecimento e recompensa, mas também garantiu que as fundadoras pudessem continuar investindo no crescimento da agência enquanto desfrutavam de mais liberdade pessoal.
Essas mudanças, junto ao apoio constante da rede de mentorados, permitiram que a Gana superasse obstáculos e alcançasse novos patamares de sucesso.
Resultados conquistados: crescimento sustentável e aumento do faturamento
Após aplicar as estratégias da Mentoria Mestre, a Gana colheu resultados concretos:
- Aumento de faturamento: Nos últimos meses, Larissa e Caroline conseguiram aumentar o ticket médio dos seus contratos, fechando novos clientes com maiores valores mensais. O maior contrato fechado até o momento foi de R$ 2.5k, com uma vigência de 12 meses.
- Otimização da capacidade de produção: Com as planilhas de capacidade de produção implementadas, a agência melhorou a distribuição de tarefas e gerenciou melhor o tempo de cada colaborador. Isso trouxe uma redução na sobrecarga da equipe e aumentou a eficiência.
- Novos canais de prospecção: A Gana passou a fechar contratos não apenas por indicações, mas também através de eventos locais e Instagram, diversificando suas fontes de leads e aumentando a visibilidade da marca.
- Contratação e expansão da equipe: A chegada de novos colaboradores e a delegação de funções fizeram com que a operação da agência fosse mais eficiente e a carga sobre Larissa e Caroline fosse reduzida, permitindo que elas focassem no crescimento da marca.
O poder da comunidade: como a troca de experiências fez a diferença para a Gana
Uma das maiores vantagens da Mentoria Mestre foi a oportunidade de interagir com outros donos de agências através do grupo de mentorados. Esse espaço de troca de experiências, dúvidas e soluções se mostrou crucial para o sucesso da Gana.
Larissa e Caroline destacam a troca de experiências com outros mentorados como um dos maiores benefícios da mentoria. Em suas palavras:
“A troca com os outros mentorados tem sido uma das coisas mais legais. Nos sentimos apoiadas e entendemos que os desafios que enfrentamos são comuns a todos.”
A interação com a comunidade trouxe insights valiosos e estratégias adaptáveis, que ajudaram a Gana a superar desafios e a encontrar soluções inovadoras para o negócio. O apoio de outros empresários no mesmo caminho foi um verdadeiro diferencial.
Confira o depoimento completo da Caroline no vídeo abaixo:
A Gana está preparada para crescer no mercado, e a sua agência?
Hoje, Larissa e Caroline não apenas melhoraram a operação da Gana, mas transformaram sua forma de gerir o negócio. A agência agora opera com mais autonomia, com processos estruturados e uma equipe bem treinada, pronta para enfrentar novos desafios e alcançar mais resultados.
Você também pode ver a transformação da sua agência.
Se você se identifica com os desafios que Larissa e Caroline enfrentaram, a Mentoria Mestre pode ajudar você a estruturar sua operação, capacitar sua equipe e alcançar resultados consistentes e surpreendentes.
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